Office Mitarbeiter / Assistenz der Geschäftsführung
(M / W / D)VollzeitJobbeschreibung
Ihre Funktion
Zur Verstärkung unseres Teams am Standort Klagenfurt suchen wir eine engagierte und verlässliche Persönlichkeit, die mit Organisationstalent, Genauigkeit und Eigeninitiative unser Office-Team unterstützt und als zentrale Schnittstelle im Unternehmen agiert.
Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten gerne mit Menschen und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen sind? Sie möchtest nicht nur klassische Sekretariatsaufgaben übernehmen, sondern aktiv an den kaufmännischen und organisatorischen Abläufen eines erfolgreichen Unternehmens mitwirken?
Unser Angebot
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position mit vielseitigem Aufgabengebiet
- Eine langfristige Tätigkeit in einem erfolgreichen und wachsenden Ingenieurunternehmen
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Ein kollegiales Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
- Selbstständiges Arbeiten und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
- Einen modernen Arbeitsplatz an unserem Standort in Klagenfurt
- Flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen unseres Gleitzeitmodells
- Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung
- Attraktive Mitarbeiter-Benefits
- Eine leistungsgerechte Entlohnung entsprechend Qualifikation und Berufserfahrung
Ihre Tätigkeiten
- Allgemeine Office- und Sekretariatsorganisation
- Betreuung der Telefonzentrale sowie erste Ansprechperson für Kund, Geschäftspartner und Mitarbeiter
- Bearbeitung des Post- und E-Mail-Verkehrs
- Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Angeboten
- Mitarbeit im Rechnungswesen, insbesondere Rechnungserstellung, Rechnungskontrolle und laufende administrative Abwicklung
- Vorbereitung und Unterstützung der Lohn- und Gehaltsverrechnung
- Verwaltung von Arbeitszeiten, Urlauben, Krankenständen und sonstigen Personalunterlagen
- Administrative Unterstützung im Personalwesen
- Assistenz der Geschäftsführung in organisatorischen und administrativen Belangen
- Terminorganisation und -koordination
- Vorbereitung von Besprechungen sowie Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen
- Korrespondenz mit Auftraggeber, Behörden, Geschäftspartner und Mitarbeiter
- Unterstützung bei internen organisatorischen und kaufmännischen Abläufen
- Pflege und Verwaltung von Stammdaten, Dokumenten und Ablagesystemen
- Selbstständige Übernahme vielfältiger organisatorischer Aufgaben im Tagesgeschäft
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. HAK, HAS, Lehre Bürokauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Sekretariat oder in der kaufmännischen Administration von Vorteil
- Erfahrung im Angebots- und Rechnungswesen
- Kenntnisse bzw. Erfahrung im Bereich Lohnverrechnung von Vorteil
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Word, Excel und Outlook
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägtes Organisationstalent und eine selbstständige, strukturierte und genaue Arbeitsweise
- Freundliches, professionelles und sicheres Auftreten
- Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen
- Hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Verlässlichkeit
- Eigeninitiative und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen
- Freude daran, in einem vielseitigen Arbeitsumfeld den Überblick zu behalten und Dinge aktiv voranzutreiben